Работа ГИС ЖКХ: рекомендации по грамотной организации работы с системой

Взаимодействия с ГИС ЖКХ не избежать ни одной УК, кроме того, уже совсем скоро за отсутствие нужных сведений в системе УК будут штрафовать. Другое дело, что пока еще в системе достаточное количество багов, делающее нормальное взаимодействие с системой делом затруднительным. Что касается организации бесперебойного заполнения системы, то для этого руководителю потребуется проделать много работы. Например, ему будет нужно сформировать регламент работы компании в системе, разработать должностную инструкцию для сотрудника, который будет заполнять сведения. Также не стоит забывать и об обучении своего персонала. Все это ложиться на плечи руководителя УК.

Особенность предоставления прав доступа

Работа ГИС ЖКХ доступна далеко не для всех, так как большая часть сайта, в виде информации или функционала, является закрытой. Первым делом получить доступ к сайту должен сам руководитель, для чего ему потребуется получить ЭЦП, зарегистрироваться в ЕСИА, после чего зарегистрировать свою компанию уже в ГИС ЖКХ и вносить данные, как о компании, так и о домах. Далее потребуется передать права доступа в систему другому лицу, если конечно руководитель не собирается заниматься процессом передачи данных самостоятельно, что при наличии большого количества МКД сделать будет очень трудно. Если же таких домов в подчинении всего несколько, то директору нет никакого резона расширять свой штат, и нанимать дополнительного человека, так как он вправе совмещать все должности в одном лице. Чаще всего руководители решают все же передавать соответствующие полномочия.

Любой поставщик информации вправе передавать полномочия по передаче сведений другому лицу, но в случае конфликтных и спорных ситуаций, отвечать за передачу данных будет именно тот, кто и обязан это делать. Для того, чтобы сотрудник полноценно мог работать с системой, он должен пройти через процедуру регистрации в ЕСИА, а также указать место своей работы.  Как только процесс будет завершен, у руководителя УК появится техническая возможность передачи полномочий. Потребуется зайти в настройки пользователя, и отметить права, которые будут доступны конкретному пользователю.

Все действия уполномоченного пользователя будут фиксироваться в логе Журнала событий, соответственно, там без проблем можно будет проверить, какие действия выполнялись определенным сотрудником. Руководитель управляющей компании сможет с помощью Журнала наладить контроль работы своих подчиненных.

Что делать при использовании расчетно-кассового центра?

Если руководитель УК пользуется таким центром, то потребуется выбрать способ передачи данных в систему, что подразумевает заключение договора с обязательным указанием этого способа. Самих способов всего два:

  1. Центр может передавать сведения в УК, которая в свою очередь, будет передавать сведения в ГИС ЖКХ.
  2. РКЦ будет отправлять данные в систему напрямую, обходя УК. В этом случае применяются электронные каналы связи.
  3. Чаще всего практикуется именно первый способ, так как ко второму большинство УК просто не готовы, так как речь идет о высокотехнологичном процессе. Мы рекомендуем использовать современную систему ЖКХ «Всеведа», которая помогает автоматизировано выгружать данные в ГИС ЖКХ. Это избавит вас от необходимости внесения данных в ГИС вручную, из-за чего часто возникают ошибки.

За руководителем всегда остается право на отзыв полномочий у пользователя, и оспорить это у сотрудника не получится.

Определение регламента работы в системе

УК может принять решение о самостоятельном размещении сведений в системе, но для этого в ее же интересах стоит систематизировать и упорядочить производственные процессы. Поможет в этом регламент работы ГИС, для чего потребуется утвердить его приказом руководителя. Регламент подразумевает закрепление отдельного перечня сведений для каждого отдельного сотрудника. Документ должен обновляться постоянно, то есть, если сотрудник решит уволиться из компании, то потребуется удалить права доступа в систему из регламента. Выполнять указанные действия может лицо, которое занимается контролем работы УК в ГИС ЖКХ.

Закреплять обязанности по размещению сведений нужно в строгом соответствии с установленным регламентом. Нужно указывать конкретные задачи каждого сотрудника – кто-то может отвечать за обновление ЭЦП, кто-то может отвечать за добавление сведений о сотрудниках и т.д. Права доступа указываются для каждого сотрудника без исключения. Также очень важно указать порядок действий при возникновении внештатных ситуаций, в частности, при возникновении ошибок на самом сайте.

Речь идет об ошибках, которые не будут позволять передавать сведения в систему. В регламенте нужно прописать само понятие электронного образа документа, инструкцию по его созданию и загрузке в систему. Обязательно нужно установить ответственность за неисполнение пунктов регламента.

Особенности обучения сотрудников

При обучении можно пользоваться обучающими роликами от опытных пользователей, инструкциями от ГИС ЖКХ, а также другими полезными материалами. Полагаться на то, что изучение особенностей системы может выполняться и без дополнительных материалов, не стоит, так как сама система является сложной. Обучение будет происходить эффективнее, если руководитель предварительно изучит вебинары, которые выпускаются другими компаниями.

Как нужно загружать электронный образ документа?

Например, руководитель УК уже прошел через такие процессы, как регистрация в ЕСИА,   регистрация в системе, предоставление полномочий, установление регламента. Дальше нужно научиться правильно загружать электронный образ документов. Руководитель УК может запутаться из-за того, что разные органы государственной власти по-разному трактуют указанный термин. Проблемой могут быть и персональные данные, работать с которыми нужно аккуратно. С другой стороны, электронный образ документа должен с полной точностью копировать информацию, которая есть на бумажном документе.

Формат электронных документов может быть только pdf, он должен быть визуально идентичен бумажному оригиналу, в том числе, и в пропорциях. Изображение должно быть качественным, чтобы посторонний пользователь мог разобрать его содержание. Есть множество сервисов, позволяющих формировать несколько листов бумажного документа в один файл pdf. Разрешение должно составлять 200 dpi, также пользователю нужно указать режим «оттенки серого». Не допускается наличие загнутых страниц, полос, засветов, признаков изменения бумажного документа или нарушений его целостности.

Если отталкиваться от другого приказа, затрагивающего этот вопрос, то в документе должна присутствовать возможность поиска по тексту, а также выделения и копирования отдельных фрагментов документа. Простые редакторы pdf лишены этой возможности, поэтому нужно искать программы с расширенным функционалом, например, abbyy, но он является платным.

Передача информации

Переходный период по работе с системой, что подразумевает передачу сведений, продлиться до января 2018 года, поэтому маловероятно получение штрафа за неисполнение обязательств до этой даты. Пока еще остается время, чтобы поближе познакомиться с системой, освоить ее и узнать ее основные функции. Первым делом передать потребуется данные об УК, то есть, сведения об регистрационном номере, ФИО руководителя, контактные данные, адрес официального сайта.

Дальше нужно передавать сведения о заключенных договорах, включая ДУ, договор на оказание КУ,  об отчете о выполнении обязательств по ДУ. При наличии договора с РСО передавать этого договор потребуется именно РСО. ТСЖ потребуется размещать устав и соответствующий протокол, дату регистрации, информацию о членах комиссии, членах правления и их председателе. Передаются сведения о платежных реквизитах, о сроках выставления платежек. Также обязательно нужно включить дату передачи показаний со счетчиков.

Потребуется раскрыть информацию о домах, в частности:

  1. Технические характеристики, состояние, уровень износа.
  2. Информация о конструктивных элементах, о внутридомовых сетях. Указывается материал, площадь, износ, год проведения ремонта, год окончания срока эксплуатации.
  3. Сведения о жилых и нежилых помещениях, включая порядковый и кадастровый номера, площадь, назначение.

Это далеко не полный список сведений, подробный перечень можно найти в обучающих материалах или на самом сайте. Руководитель управляющей компании должен последовательно выполнить определенные действия. Это регистрация в ЕСИА, и в самой системе, предоставление прав доступа, определение регламента. Дальше потребуется заняться обучением сотрудников, научиться самому правильно загружать электронный образ документа и разобраться с перечнем информации, которая подлежит передаче в систему.