Онлайн-кассы УК: как управляющим организациям работать с ними?

Все без исключения организации, которые ведут расчеты с потребителями, как те же УК, должны установить у себя онлайн-кассы до 1 июля 2017 года. Этот аппарат нужно не только приобрести, но и правильно установить и зарегистрировать его. Так как обязанность по установке таких аппаратов распространяется на все указанные организации, то не стоит удивляться перебоям в поставке техники, так как ее банально может на всех не хватать. Именно по этой причине заняться обновлением техники нужно как можно скорее, так как уже со 2 июля за отсутствие аппарата будут штрафовать.

Для чего нужна такая касса, и как поменяется работа УК после ее приобретения, будет рассказано далее.

Предназначение онлайн-касс

Онлайн-кассы УК имеют неоспоримое преимущество перед обычными кассами, причем это преимущество в первую очередь касается ФНС. Они максимально оперативно будут получать сведения о расчетах, данные будут отправляться через интернет. Обмен сведениями представляет собой передачу сведения от аппарата оператору фискальных данных, которые их принимает, шифрует и посылает уже в ФНС. В частности, отправляться будут всевозможные отчеты, например, о состоянии расчетов, о закрытии накопителя, об открытии смен, о регистрации, также будет отправляться кассовые чеки. Оператор фискальных данных, после приема нужных сведений, отправит уведомление в УК, что данные были получены.

Требования к технике

К кассовой технике изменился состав списка требований. Устройство должно иметь корпус вместе с нанесенным на него заводским номером, часы, которые работают в режиме реального времени, устройство для печати чеков. Также у онлайн-кассы должен быть накопитель, который находится непосредственно внутри самого корпуса, и еще в устройстве должна присутствовать возможность настройки протокола обмена информацией. Уполномоченный орган на своем сайте разместит все протоколы, которые должны присутствовать в технике.

Приобретенная контрольно-кассовая техника должна находиться в реестре техники, которая формируется ФНС. С реестром можно ознакомиться на сайте. Наличие функции печати документов не требуется только в том случае, если платеж выполняется через интернет.

Кто может стать оператором?

Выполнять эту функцию может организация, которая получила разрешение на обработку указанных данных, также у нее в наличии должны быть технические средства, особенно, устройство для шифрования. Сама организация должна получить подтверждение, которое выдается экспертной организацией. Наконец, эту организацию должна зарегистрировать Федеральная налоговая служба, и у нее должен быть действующий статус оператора. Этот оператор должен обеспечить стабильную обработку данных, а также хранение сведений в конфиденциальности. Доступ к сведениям оператор может открыть только представителям ФНС.

Перечень требований к фискальному накопителю

За сбор и хранение данных отвечает именно фискальный накопитель – он встраивается в кассовые аппараты нового образца. Полученные сведения не подлежат корректировке, так как они сразу же шифруются. Наличие такого накопителя избавляет от необходимости вести журнал кассира. Срок действия накопителя составляет 13 месяцев, после чего его обязательно нужно менять, что подразумевает перерегистрацию кассового аппарата. Для организаций, которые используют упрощенную систему налогообложения, срок использования накопителя составляет три года. Хранить уже использованный накопитель нужно на протяжении пяти лет.

Раньше положенного срока накопитель можно поменять, только если он уже не может принимать новые данные по причине заполнения информации. Есть сведения, которые записываются в фискальных накопитель только раз — это номер ИНН и регистрационный номер устройства. Соответственно, ошибку допускать нельзя, но если она будет допущена, то поменять ничего в накопителе нельзя, и меняется сам аппарат.

Заблокировать аппарат могут в том случае, если в накопителе обнаружатся сведения, которые так и небыли переданы оператору, а подтверждение не приходит на протяжении 30 дней.

Содержание чеков

Руководителю УК, который выполняет расчеты через «Всеведа», нужно разобраться с содержанием чеков, так как оно обновилось:

  1. Указывается наименование продавца, его система налогообложения и номер ИНН.
  2. Указывается адрес УК.
  3. Есть сведения о кассире, смене, номере чека, времени операции.
  4. Нужно делать указание признака расчета.
  5. Прописывается наименование услуги, ее цена с учетом скидок.
  6. Указывается ставка налога, НДС.
  7. Есть номер аппарата, номер накопителя и документа.
  8. Определяется признак этого документа, который формируется накопителем.
  9. Есть форма расчета.
  10. Указывается наименование ОФД и адрес сайта.

Также на новых чеках теперь есть QR код с основными реквизитами, для распознавания которого можно скачать приложение на сайте ФНС. С помощью его можно узнать данные чека по его реквизитам. Чек может отправляться и в электронном виде

Как происходит регистрация аппарата

Теперь не нужно отправляться лично в ФНС, так как всю процедуру можно выполнить у них на сайте. Выбирается вкладка Учет техники.

Далее пользователю нужно нажать кнопку Зарегистрировать аппарат, после чего выбрать пункт с Ручным заполнением параметров.

Дальше идет заполнение наименование организации и адрес установки.

После этого нужно переходить в вводу номера модель, и индивидуального номера аппарата.

Аналогично вводятся сведения о фискальном накопителе.

Дальше определяется цель использования устройства.

Остается выбрать подходящего оператора, после чего заявление будет сформировано. Ознакомиться с ним можно будет во вкладке Информация о документах, направленных в ФНС. Заявление сопровождается электронной подписью. Чтобы завершить процесс, нужно нажать на регистрационный номер.

Остается нажать кнопку Завершить.

Финальным этапом является заполнения отчета о проделанной процедуре. Сделать это нужно сразу же после регистрации.

Карточка регистрации появиться в Списке документов.

Полученный номер кассы вводится пользователем в аппарат.

Ответственность за отсутствие аппарата

Она наступит после 1 июля 2017 года, и те организации, у которых будет в наличии старая техника, получат штраф. Должностным лицам грозит штраф до 50 % от суммы расчета, как минимум, 10 тысяч рублей. Юр.лицам грозит штраф вплоть до 100 % суммы, как минимум, 30 тысяч рублей. При совокупной сумме расчетов по старой технике, которая превышает 1 млн. рублей, а также при повторном нарушении организацию дисквалифицируют на 90 дней, а должностное лицо может быть отстранено на срок до двух лет.

Использование новых касс с нарушением правил грозит штрафом до 3 и 10 тысяч рублей соответственно, правда, юр.лицо может ограничиться и предупреждением, но только в первый раз. Получить штраф можно и за отсутствие чека, который может составлять 2 и 10 тысяч соответственно. Контрольно-кассовая техника нового формата должна приобретаться руководителем УК как можно скорее, так как Федеральная налоговая служба уже с июля начнет выполнять проверки.