Проведение общего собрания и способы уведомления о проведении

У всех общих собраний срок уведомления владельцев квартир одинаков и не зависит от формы проведения ОСС, будь то очное, заочное или очно-заочное. Жилищный кодекс гласит, что этот срок не должен быть меньше 10-ти календарных дней до времени, на которое назначено собрание. Срок уведомления продлить невозможно.

Общее собрание и уведомление о проведении

Общее собрание проводится после уведомлений всех собственников жилья МКБ. Уведомление моет быть различным. Наиболее часто используется стандартный способ, при котором инициатор собрания уведомляет всех владельцев жилья заказным письмом или вручает (под роспись). Также в помещении дома размещается соответствующее объявление, которое информирует о том, что будет инициировано проведение общего собрания. Устанавливается оно на видном для каждого жильца месте.

Собственники помещения ставят подпись о получении уведомления в специальном реестре. Как правило, формируется два реестра: один для физических, другой для юридических лиц.

Также допускаются иные методы, если они описаны в контракте на управление или в уставе товарищества. Уведомление о проведении совещания может быть реализовано и в другой форме:

  • обычного письма, которое отправляется по почте;
  • сообщения на e-mail;
  • объявления в интернете;
  • объявления на информационном стенде;
  • уведомления по любой другой инфосистеме.

Итак, основная задача — это обозначить способ отправки в уставе товарищества или договоре управления. В противном случае, единственным возможным способом отправки уведомлений будет заказное письмо. Если же отправка велась другим способом, это может быть признано судом незаконным и все решения по такому собранию будут аннулированы.

Проведение общего собрания и способы уведомления о проведении

Проведение общего собрания — что указывается в уведомлении

Сообщение о проведении совещания должно содержать определенные сведения:

  • об инициаторе собрания;
  • в какой форме будет проводиться;
  • о месте ознакомления, дате и порядке;
  • при заочной форме обязательно указывается дата окончания приема решений и месте, в которое их необходимо сдать;
  • о правилах ознакомления с информацией;
  • о месте ознакомления с информацией.

Если при проведении совещания используется Государственная информационная система ЖКХ, то при заочном проведении ОСС в уведомлении также указывается:

  • для юр. лиц — реквизиты предприятия, контактная информация, организационно-правовая форма;
  • для физ. лиц — паспортные данные, контактная информация;
  • адрес администратора совещания;
  • дата и время проведения голосования;
  • порядок, по которому собственники принимают решение.

Как оформляется уведомление о проведении ОСС

Нужно составить лист сообщения о проведении. В случаях, когда текст уведомления не помещается на одной странице, можно печатать на второй стороне. В таком случае обязательно указывается, что документ состоит из двух сторон и заполнить нужно обе. Некоторые слова или фразы можно выделить жирным шрифтом или курсивом, заглавие набирается большими буквами.

Так как среди владельцев квартир могут быть люди в возрасте, размер шрифта должен быть выбран таким образом, чтобы его комфортно было читать. Рекомендуют использовать размер 12 или 14.

Проведение общего совещания и его нюансы

Достаточное внимание нужно уделить очным встречам. Нужно подготовить заранее несколько вопросов, которые будут вынесены на повестку дня. Благодаря этому можно определиться, какие вопросы являются приоритетными и подготовиться к их обсуждению.

При вручении уведомлений нужно учитывать настроение жильцов. Не нужно навязываться, обязательно следует представиться и уточнить, может ли человек уделить несколько минут для общения. В отсутствие взрослых жильцов необходимо прийти в другой раз. Также не следует общаться с людьми, которые находятся в нетрезвом виде.

Личные встречи имеют большую важность для представителей управляющих компаний. При таких встречах можно изучить людей, понять, кого можно назначить старшим дома, выявить активистов и т.д.

При подготовке к совещанию значительное внимание стоит уделить решению животрепещущих вопросов, если на них нельзя ответить сразу. Нужно поблагодарить жильца, который его задал и отметить, что решение собрания собственников по этому вопросу будет назначено на ближайшее время.

Если по какой-либо причине владелец жилья не может присутствовать на ОСС, бюллетень ему в любом случае должен быть вручен. Также нужно дать пояснения, когда и куда его нужно будет передать. Следует помнить, если на протяжении всего срока, по которому собирались решения, кворум так и не состоялся, тот, кто инициировал собрание, может повесить объявление о том, что срок заочного совещания продлен.

Для оптимизации расходов и автоматизации в области ЖКХ рекомендуется использовать единую систему расчетов «Всеведа» uk.vseveda.org. Благодаря этому можно существенно сэкономить на ведении расчетов, повысить собираемость платежей, за счет внедрения удобных систем расчета и реализации личного кабинета для жильцов, а также автоматизировано выгрузить данные в ГИС ЖКХ.