Общее собрание — как правильно оформить документацию

При поведении голосования владельцы многоквартирных домов должны заполнить соответствующие документы, для очных собраний — это решения, а для заочных — бюллетени. Такая процедура установлена действующим законодательством РФ, а процесс оформления сопроводительной документации имеет свои особенности.

Протокол общего собрания и его оформление

Общее собрание проводится в разных формах. Оформление документов при очном и заочном проведении общих собраний во многом похожи. Отличают их название и некоторые реквизиты. Так документы, которые оформляются в письменном виде, содержат:

  • данные о лице, которое приняло участие в голосовании (ФИО, ИНН и т.д.);
  • информацию о праве собственности на жилье лица, которое участвовало в голосовании;
  • решение общего собрания по каждому пункту вопросов, которые были вынесены на повестку.

Оформление документации по проведению общего собрания начинается с заглавия. Здесь указывается вид документа (бюллетень голосования, решение), также обязательно следует указать адрес многоквартирного дома.

При заочном проведении голосования нужно указать дату подсчета голосов и срок, до которого бланк необходимо заполнить и сдать. При очном проведении указывается дата и время мероприятия.  Далее в документе перечисляются персональные данные владельца жилья.

Жилищный кодекс РФ говорит о том, что владелец имеет полное право подать на суд и обжаловать решение, принятое на общем собрании собственников, если оно прошло с нарушением действующего законодательства, если:

  • собственник не присутствовал на ОСС;
  • проголосовал против;
  • принятое решение нарушает права или интересы владельцев жилья.

Существует еще один важный момент — голосовать могут только сами собственники данного многоквартирного дома или должным образом оформленные их представители.

Общее собрание — как правильно оформить документацию

Проведение общего собрания

Решения и бюллетени должны быть прикреплены к протоколу собрания. На протяжении не более 10-ти дней после проведения самого собрания копии решений и самого протокола должны быть переданы в управляющую компанию.

Сама же управляющая компания в свою очередь передает эти документы дальше — в Государственную Жилищную Инспекцию не позднее, чем через пять дней после того, как она их получила.

На деле ГЖИ не всегда может требовать передать протокол вместе с решениями/бюллетенями, так как эта документация довольно объемная и требует определенного места для хранения.

Проведение общего собрания и оформление протоколов требует серьезного отношения, так как они по сути являются официальными документами, за подделку которых может быть применена уголовная ответственность. Вся ответственность за правильное заполнение возложена на счетную палату ОСС.

Как оформляется протокол общего собрания

Как уже было сказано выше, решения или бюллетени должны быть прикреплены к протоколу собрания. Протокол оформляется согласно нормам действующего законодательства РФ.

Вверху самого протокола указывается дата документа, которая идентичная дате финала подсчета голосов на собрании. Также документ регистрируется и ему присваивается номер.

В протоколе указывается и другая информация, такая как адрес, где было проведено само собрание. Если при этом использовалось ГИС ЖКХ, в качестве место проведения нужно вписать адрес многоквартирного дома. Если мероприятие продолжалось более одного дня, нужно также указать, когда было начато собрание и когда закончено.

Также стоит отметить, что адрес, указанный в уведомлении о проведении ОСС, и адрес, указанный в самом протоколе, должны совпадать.

Далее нужно указать корректно заголовок документа, при этом обязательно должна содержаться такая информация:

  • адрес многоквартирного дома;
  • вид проводимого совещания;
  • форма проведения ОСС.

Протокол общего собрания условно разделен на несколько частей. Это вводный раздел, основной, а также обязательные приложения. Информация в документе подается от 3-го лица, во множественном числе. В первой части указываются организационные сведения: количество участников, повестка дня, данные о председателе собрания и т.д. Основной раздел включает себя повестку дня, тут также указываются рассматриваемые вопросы и решения по каждому из них. Решения и бюллетени же относятся к обязательным приложениям к протоколу.

Перед проведением совещания необходимо сформулировать ряд вопросов. Они должны быть понятными, четкими, иметь корректную формулировку. Рассматриваемые вопросы должны толковаться точно и не иметь двойного смысла.

Чтобы улучшить эффективность работы в сфере ЖКХ, рекомендуется использовать современные инструменты, такие как система «Всеведа». Она позволяет улучшить собираемость платежей и добиться снижения не целевых расходов за счет автоматизации и оптимизации, а также автоматизировано выгрузить данные в ГИС ЖКХ. Более подробно о работе системы можно узнать здесь uk.vseveda.org.